Tidsregistrering er lovpligtigt: sådan opfylder en lille virksomhed kravet
Siden 1. juli 2024 skal alle danske virksomheder registrere medarbejdernes arbejdstid. De fleste guides om emnet er skrevet til virksomheder med en HR-afdeling og en jurist på kontoret. Her er den korte version til dig, der er tre mand i et sjak eller to i en salon – hvad kravet reelt er, og hvad du roligt kan lade være med.
Tidsregistrering: lovkravet i tre sætninger
Du skal kunne dokumentere den samlede daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder. Registreringen skal være objektiv, pålidelig og tilgængelig. Og oplysningerne skal gemmes i fem år efter udløbet af den periode, de indgår i beregningen for.
Det er hele kravet. Der står intet om hvilket system, du skal bruge – der er metodefrihed. Håndskrevet på papir, ført i et regneark eller registreret i en app er alle lovlige metoder. Om du kalder det timeregistrering eller tidsregistrering er også ligegyldigt; loven skelner ikke mellem de to ord.
Reglerne stammer fra ændringen af arbejdstidsloven, som Folketinget vedtog i januar 2024. Vil du læse den juridiske gennemgang, har Dansk Erhverv og Beierholm hver skrevet en.
De to ting, de fleste ikke ved
Du skal ikke registrere hvornår på dagen der arbejdes. Kravet handler om dagens samlede timetal, ikke om mødetid og sluttid. Mange gør arbejdet langt større, end det behøver være, fordi de tror de skal føre logbog over hver enkelt time.
Har dine medarbejdere faste vagter, må du nøjes med at registrere afvigelserne. Kører Anne 8-16 hver tirsdag, behøver du ikke skrive otte timer ned hver eneste tirsdag – du skriver ned, når hun holdt fri, blev syg eller blev to timer længere. For en lille virksomhed med et fast skema er det forskellen på fem minutters arbejde om ugen og en halv time.
Til gengæld er der ét krav, der overrasker folk den anden vej: medarbejderen skal kunne se sine egne registreringer – men ikke kollegernes. En fælles udskrift på opslagstavlen løser altså ikke opgaven.
Tjek: holder din registrering?
- Kan du for en tilfældig dag i sidste måned sige, hvor mange timer hver medarbejder arbejdede?
- Kan en medarbejder få sine egne timer at se uden også at se kollegernes?
- Er tallene skrevet ned af nogen, der ved hvad der faktisk skete – ikke rekonstrueret bagefter?
- Findes registreringerne stadig om fem år, også hvis den computer eller den mappe forsvinder?
- Ved dine medarbejdere, at der registreres, og hvordan de selv ser deres tal?
Svarer du nej til bare ét punkt, er det dér, du skal starte. Resten kan vente.
Tre lovlige måder at gøre det på
Alle tre opfylder kravet. Valget handler om, hvor mange I er, og hvor timerne skal hen bagefter.
| Metode | Fungerer når | Vær opmærksom på |
|---|---|---|
| Papir | I er få, I er samme sted, og vagterne er faste | Fem års opbevaring i en fysisk mappe. Og en medarbejder, der vil se sine egne timer, skal kunne få dem uden at bladre i kollegernes |
| Regneark | Du vil have tallene digitalt uden at betale for noget | Én fil og én person, der taster. Fejl i en celle opdages sjældent, og filen følger ofte den computer, den ligger på |
| Digitalt system | I arbejder forskellige steder, eller timerne skal videre til løn og faktura | Koster typisk pr. bruger. Til gengæld registrerer medarbejderen selv, og du slipper for at samle ind |
Skal du bare i gang i dag, er regnearket det hurtigste sted at starte – vi har lagt en gratis Excel-skabelon til tidsregistrering op, som du kan hente og udfylde med det samme.
Er du eller dine medarbejdere undtaget?
Der findes en undtagelse for visse ledere og for såkaldte selvtilrettelæggere – medarbejdere, hvis arbejdstid ikke måles eller fastsættes på forhånd, fordi de selv bestemmer den. Det er ikke en undtagelse, du kan skrive dig ind i med en formulering i kontrakten: den bygger på en individuel vurdering af, hvordan arbejdet faktisk foregår.
I praksis er det de færreste medarbejdere i en salon, en klinik eller et håndværkerfirma, der falder ind under den. Er du i tvivl om en konkret medarbejder, så spørg din brancheorganisation eller din revisor, før du dropper registreringen – det er billigere end at tage fejl.
Kom i gang på ti minutter
Du behøver ikke et projekt. Du behøver fem beslutninger:
- Skriv ned, hvem der er omfattet. Som regel: alle ansatte.
- Vælg metode – papir, regneark eller system. Vælg den, du rent faktisk kommer til at bruge i en travl uge.
- Beslut hvad der noteres: dagens samlede timetal. Har I faste vagter, noteres kun afvigelser.
- Fortæl medarbejderne, at der registreres, og hvordan de selv ser deres tal.
- Beslut hvor det gemmes – og at det skal ligge der i fem år.
Det tunge ved tidsregistrering er sjældent selve kravet. Det er, at nogen skal huske det hver dag, og at timerne bagefter skal samles til løn eller faktura i hånden.
Når registreringen skal videre til løn og faktura
Skal timerne både registreres og bruges bagefter, giver et system mening. I StaffFlow tjekker medarbejderne ind og ud direkte fra mobilens browser – uden app-installation – timerne registreres på den opgave, de arbejder på, og alt kan eksporteres til Excel eller CSV med ét klik. Du kan se, hvordan det fungerer for sjak og servicevirksomheder på siden om tidsregistrering til håndværkere.
Vil du bare prøve, er Start-planen med manuel tidsregistrering gratis for altid – uden kreditkort. Automatisk check-ind og check-ud ligger i Professional-planen til 199 kr./md. for op til 5 brugere (ekskl. moms), og nye kunder får lige nu 4 måneder gratis i stedet for den sædvanlige 30 dages prøveperiode.
Artiklen er en praktisk gennemgang, ikke juridisk rådgivning. Er din situation speciel, så tag den med din revisor eller brancheorganisation.
Ofte stillede spørgsmål
Gælder kravet om tidsregistrering også for helt små virksomheder?
Ja. Loven skelner ikke efter antal ansatte eller branche. Har du én ansat, skal du kunne dokumentere vedkommendes samlede daglige arbejdstid på samme måde som en virksomhed med hundrede.
Skal jeg registrere hvornår på dagen der bliver arbejdet?
Nej. Kravet angår den samlede daglige arbejdstid pr. medarbejder – ikke hvornår på dagen timerne ligger. Du behøver altså ikke registrere mødetid og sluttid, hvis du kan dokumentere dagens samlede timetal.
Er et Excel-ark nok til at opfylde lovkravet om tidsregistrering?
Ja. Der er metodefrihed – registreringen må være håndskrevet, ført i et regneark eller lavet i en app, så længe den er objektiv, pålidelig og tilgængelig. Udfordringen ved et regneark er sjældent lovligheden, men at filen skal vedligeholdes og bevares i fem år.
Hvor længe skal registreringerne gemmes?
Fem år efter udløbet af den periode, der ligger til grund for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid.
