Tidsregistrering i Excel: gratis skabelon – og hvornår det holder op med at virke
De fleste danske virksomheder starter tidsregistrering i et regneark – det er gratis, og alle kan finde ud af det. Herunder kan du downloade skabelonen direkte og være i gang på to minutter. Men et Excel-ark svigter typisk på et bestemt tidspunkt, når flere medarbejdere og flere opgaver skal holdes styr på samtidig, og det er værd at kende signalerne, før det koster dig penge i form af glemte timer eller fejl i lønkørslen.
Download tidsregistrerings-skabelonen (.xlsx)
Gratis, ingen tilmelding. Ét ark til at registrere timer, ét ark med en kort vejledning. Timerne lægges automatisk sammen nederst.
Sådan bruger du skabelonen
Skabelonen har to ark. På arket "Timeregistrering" udfylder du dato, medarbejder, opgave/projekt, start- og sluttidspunkt samt pause i minutter – kolonnen "Timer i alt" regnes automatisk. På arket "Vejledning" står en kort forklaring, du kan sende videre til medarbejderne.
- Slet eksempelrækken øverst, og skriv jeres egne data i stedet.
- Rør ikke ved kolonnen "Timer i alt" – den er en formel, ikke et felt til manuel indtastning.
- Summen nederst i arket giver dig det samlede timetal for perioden – god til ugentlig eller månedlig afregning.
Eksempel: sådan regner skabelonen
Sig at en medarbejder møder kl. 07:00 og går kl. 15:30, med 30 minutters frokostpause. Formlen i kolonnen "Timer i alt" trækker sluttidspunktet fra starttidspunktet – (15:30 − 07:00) × 24 timer i døgnet – og trækker derefter pausen fra i timer (30 minutter = 0,5 time). Resultatet bliver 8,5 − 0,5 = 8,00 timer. Har medarbejderen registreret timer på flere opgaver samme dag, tilføjer du bare én række pr. opgave med samme dato og medarbejdernavn. Sumrækken nederst i arket lægger automatisk alle udfyldte rækker sammen, så du altid kan se det samlede antal timer for perioden med ét blik.
De typiske fejl i Excel-tidsregistrering
Et regneark er ikke i sig selv problemet – det er, hvad der sker omkring det. De samme fejl går igen hos de fleste virksomheder, vi taler med:
Glemte rækker
Timerne skrives ind dagen efter – eller aldrig. Der findes intet varsel, hvis en dag mangler, og først ved månedsafslutning opdager I, at en hel arbejdsdag mangler i regnskabet.
Ødelagte formler
Én kopieret celle for meget eller for lidt, og hele sumformlen regner forkert – uden at det ses med det samme.
Flere versioner i omløb
Filen ligger i en mailtråd, en delt mappe og på en USB-nøgle – og ingen er sikker på, hvilken der er den nyeste. Rettelser i én version følger sjældent med over i de andre.
Ingen godkendelse
Timerne går direkte fra medarbejder til lønkørsel, uden at nogen har kigget dem igennem undervejs.
Hvornår Excel ikke er nok længere
Husk først, at tidsregistrering har været et lovkrav siden 1. juli 2024, og at registreringen skal kunne dokumenteres fem år tilbage – også når den ligger i et regneark. Ud over det er der ikke ét facit, men de fleste virksomheder oplever det samme vendepunkt:
- I er flere end 2-3 medarbejdere, der skal registrere timer i samme periode – og nogen skal samle det hele manuelt bagefter.
- Timerne skal splittes på flere opgaver, sager eller projekter, og det bliver svært at se, hvad hver enkelt sag reelt har kostet i arbejdstid.
- Månedsafslutningen tager længere og længere tid, fordi timerne skal samles, tjekkes og rettes manuelt, før de kan sendes til løn eller faktura.
Alternativet: automatisk tidsregistrering
Hvis I er nået til vendepunktet ovenfor, er næste skridt typisk ikke et bedre regneark, men at droppe regnearket. I StaffFlow tjekker medarbejderne ind og ud direkte fra mobilen, og timerne registreres automatisk på den rigtige opgave – uden at nogen skal taste tal ind bagefter. Alle timer ligger samlet og klar til eksport til Excel eller CSV, når du skal videre til løn eller faktura. Du kan læse mere om, hvordan det fungerer i praksis, på vores side om tidsregistrering til håndværkere.
Der er ikke noget forkert i at starte med Excel – det er den billigste vej i gang, og for én medarbejder er det ofte nok. Pointen er at vide, hvornår I er vokset fra det, så I skifter værktøj, før det bliver et problem, i stedet for bagefter.
Skal du bare i gang med det samme og se, om det er noget for dig, kan du oprette en gratis konto for altid uden kreditkort, eller se hele funktionsoversigten på forsiden.
Ofte stillede spørgsmål
Er skabelonen virkelig gratis?
Ja. Skabelonen er gratis at downloade og bruge, og der kræves ikke tilmelding eller kreditkort.
Virker skabelonen i Google Sheets?
Ja. Filen er en almindelig .xlsx-fil, som du kan åbne direkte i Excel, Google Sheets eller LibreOffice Calc. Formlerne genberegnes automatisk, når du åbner filen.
Hvordan beregnes timerne i skabelonen?
Kolonnen "Timer i alt" trækker starttidspunktet fra sluttidspunktet og fratrækker pausen i minutter. Du skal ikke selv taste timetallet – det regnes automatisk, så snart du har udfyldt start, slut og pause.
Hvor mange medarbejdere kan jeg bruge skabelonen til?
Der er ingen grænse i selve arket, men i praksis bliver Excel-modellen tung at holde styr på, når flere end 2-3 medarbejdere skal registrere timer i samme periode. Se afsnittet om hvornår Excel ikke er nok længere.
